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En los tiempos que corren (nunca mejor dicho: que corren), la mayoría de las personas busca alcanzar la clave de la efectividad: cómo hacer más y mejores cosas en menos tiempo. En ese sentido, para sobrellevar mejor las múltiples demandas diarias y aumentar la productividad, han adquirido popularidad ciertos métodos y aplicaciones de gestión de tareas que ayudan a procesar los variados datos que recibimos a diario y canalizarlos rápidamente en acciones. Aquí, te presentamos tres técnicas y algunas aplicaciones sencillas que se adaptan a cada una de ellas: Pomodoro, Inbox Zero y Zen To Done.
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El método o técnica Pomodoro se basa en trabajar durante períodos de 25 minutos y realizar luego una pausa de 5 minutos. El sistema permite que te concentres exclusivamente en las tareas que realizas, evitando distracciones o pérdidas de atención, para luego descansar y recuperar fuerzas para el siguiente periodo de trabajo. Si bien hay muchas aplicaciones para aplicar Pomodoro, aquí van algunas de las más populares:
Esta aplicación dota a Chrome de un temporizador con el que organizar nuestras tareas y programar series con las cosas que tenemos que hacer. Podremos programar bloques de tareas del tipo "estudiar 45 minutos", "descansar 10 minutos", "revisar el correo electrónico 5 minutos" y volver a empezar. Es muy práctico y puede funcionar sin conexión a Internet.
Se trata de un cronómetro on line que te permite controlar cuando trabajas y cuando realizas una pausa, contando con la opción de realizar pausas cortas (5 minutos) o largas (15 minutos).
Sencilla y efectiva. Esta aplicación te mostrará avisos para cada periodo, contando con la posibilidad de iniciar descansos cortos o largos.
Se trata de un sistema basado en Getting Things Done (la popular técnica que propone gestionar las tareas en cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer), pero con la particularidad de hacerlo más sencillo. Consiste básicamente en centrarse en hacer más que en procesar.
Se trata de la aplicación más efectiva para aplicar Zen To Done, pues te permite anotar y realizar tareas sin distracciones. Además, siguiendo la filosofía de este método, permite diferenciar entre tareas pequeñas y grandes tareas (big rocks).
Esta técnica apunta a gestionar correctamente los correos electrónicos y, considerando que actualmente casi la totalidad de las actividades que se desempeñan en la oficina surgen del correo… ¡vaya si será importante! En este sentido, Inbox Zero tiene la misión de vaciar la bandeja de sistema procesando los mensajes y clasificándolos según su utilidad. Inbox Zero te invitará a encarar las siguientes acciones: archivar directamente el correo antiguo, reducir la carga de mensajes recibidos eliminando suscripciones a boletines, convertir cada mensaje en una acción y usar plantillas para agilizar tus respuestas. Si bien hay muchas aplicaciones relacionadas con Inbox Zero, recomendamos tres:
Esta práctica y completa herramienta es ideal tanto para recién llegados como para quienes ya conocen estos sistemas. Sirve tanto para GTD como ZTD e Inbox Zero.
Esta aplicación permite procesar mensajes de forma sencilla y original. Además, destaca por la facilidad para dejar a cero tu bandeja de entrada y archivar los mensajes, manualmente o mediante reglas.
Se trata de un servicio on line de pago que tiene como objetivo aplicar el método Inbox Zero a través de reglas y de la clasificación de mensajes.
